High Quality Connections – Den usynlige forbindelse mellem trivsel og bundlinje

Forskning fra Psykologi Professor Jane E. Dutton har påvist, at gode konstruktive relationer mellem medarbejderne fremmer både trivslen og opgaveløsningen.

Dutton kalder det High Quality Connections og forklarer, at de virker fordi:

  • Når vi føler os godt tilpas i vore indbyrdes relationer, kan vi fokusere på at løse opgaven. Når vi oplever det modsatte, Low Quality Connections bruger vi al for megen energi på at tolke og forstå de andre og finde ud af, hvad der er galt.
  • Gode relationer er den vigtigste kilde til trivsel og positive følelser. Vi ved fra bl.a. Barbara L. Fredricksons forskning i positive følelser, at mange positive følelser gør os mere kreative, mindre syge, mere åbne overfor andre og mere rummelige i forhold til forandringer.
  • Vi skaber en vedvarende læringskultur, så vi lærer hurtigere og bedre kan tilpasse os forandringer. Dette skyldes, at vi tør dele vores viden og vanskeligheder, hvis vi føler os trygge og har tillid til hinanden.
  • Vi hjælper hinanden mere. Folk der kan lide hinanden, hjælper hinanden, folk der ikke kan lide hinanden ender ofte med at modarbejde hinanden.

High Quality Connections opbygges bl.a. ved at fremme:

Reciprocity – som er en psykologisk term for gensidig hjælpsomhed. Gensidig hjælpsomhed handler ikke kun om at udveksle tjenester. Ægte hjælpsomhed kan sprede sig i mange retninger og flere led. Når vi hjælper en kollega, får hun lyst til at hjælpe andre, også kaldet ”Pay it forward”. Hvis det rygtes blandt kunder eller kollegaer, at du er hjælpsom, begynder folk du ikke kender at hjælpe dig, også kaldet ”Reward reputation”.

Tillid er afgørende i næsten alle typer af samarbejdsrelationer. Forestil dig et ledelsesteam uden tillid eller tillid som en vej til at opbygge nære kunderelationer. Tillid opstår f.eks. når vi viser sårbarhed overfor hinanden eller overvinder vanskelige udfordringer sammen.

Aktiv konstruktiv respons er en særlig livgivende kommunikationsform, som handler om at reagere positivt og konstruktivt, hvis en kollega fortæller om en god oplevelse. Reagere vi derimod med Aktiv Destruktiv Respons vil det være nedbrydende for relationen.

Leg og spil. Leg er et grundlæggende biologisk behov. De fleste voksne har glemt, hvordan man leger sammen. Kunsten er at finde de sjove lege, som virker for voksne. Voksne gider ikke dåseskjul men quizzer, brædtspil og komplekse sociale lege er sjove selvom du er begyndt at gå med slips og læsebriller.

 

Dårlige møder er spild af liv

9b4373ec-02af-422d-ad23-70bbf0f8e9cb_meetings

Hvordan kan jeg blive mødeekspert, når jeg i virkeligheden ikke interesserer mig for møder? Det kan jeg, fordi jeg interesserer mig for, hvad der får mennesker til at trives og blomstre og have et sjovt og energigivende liv. Dårlige møder og bilkøer er vel nok nogle af de mest effektive måder til at opnå det stik modsatte, nemlig at vi mistrives og drænes for energi og livskraft. Vores tid er sparsom, så det er vigtigt, at vi bruger den på de rigtige ting, hvis vi vil skabe et godt liv for os selv og andre.

I et moderne arbejdsliv er det helt normalt at bruge mellem 20-80% af sin tid på at gå til møder. Derfor er mødet som fænomen og institution uhyre interessant, fordi det er der, vi lever en stor del af vores vågne liv. Intet problem hvis tiden var givet godt ud, men det er den ofte ikke. En forskningsrapport fra Danmarks Pædagogiske Universitet viste, at vi i gennemsnit oplever at 21% af mødetiden er spildt, for ikke at tale om al den mødetid der bare er halv dårlig. Kan vi virkelig være det bekendt overfor os selv og hinanden? Har vi ikke en forpligtelse til at bruge vores korte tid på jorden med omtanke og kærlighed? Da vi var børn drømte vi om at blive sanger, dyrelæge eller brandmand, hvor mange af os drømte om at bruge hovedparten af vores arbejdsliv med at “gå til møder”?

Møder er en af vores kulturs vigtigste institutioner, og det er i bund og grund rystende, så lidt vi har gjort for at udvikle den, så den kan blive en vedvarende kilde til glæde, samarbejde, kreativitet og skaberkraft. De fleste mennesker har lært at acceptere, at møder er et nødvendigt onde der skal overstås, så vi kan passe vores “rigtige arbejde”. Møder er “rigtigt arbejde” og måske den aller vigtigste begivenhed i løbet af en arbejdsdag, fordi det er her vi skaber mening og sammenhæng i vores hyperkomplekse verden. Det er her vi mere end noget andet sted kan dele viden, ideer og overføre ægte menneskelig varme og nærhed. Møder skal ikke overstås, men udvikles og forbedres.

Jeg vil tro, at omkring 80% af alle møder foregår på samme måde, en gruppe mennesker siddende omkring et bord med en talerliste og en dagsorden (hvis vi er heldige). Hvorfor er der ikke flere møder, der foregår som en gåtur i skoven, eller stående ude på gulvet, eller liggende på alle fire, mens vi bygger vores tanker og idéer. Bla. Barbara Fredricksons forskning viser, at hvis vi trives og blomstrer på et møde, skaber vi bedre resultater, bliver mere kreative og glade og synes godt om hinanden. Møder har med andre ord potentialet til at blive dagens oplevelse. Men hvad skal der til for, at vi glæder os hver gang kalenderen er fyldt med møder, istedet for at græmmes?

  1. Anerkend at møder er et af samfundets vigtigste institutioner. Alle holder dem – hele tiden. De binder vores hyperkomplekse samfund sammen og er et samlingspunkt, hvor mennesker mødes og udveksler viden og ideer i den fysiske verden. Derfor skal de tages alvorligt og udvikles med samme ildhu, som vi udvikler IT-systemer og en lækker middag med fine gæster.
  2. Vær ambitiøs. Det er uacceptabelt, at en femtedel er spild af tid. Formentlig er det ikke bare spild af tid, men direkte demotiverende. Tid af en af de knappeste ressourcer du har, den skal bruges ordentligt, og det er muligt at gøre møderne til en oase af skaberkraft, livgivende relationer og fantastiske resultater.
  3. Vær innovativ. Hvorfor foregår næsten alle møder på samme måde? Vi er innovative i alle andre dele af virksomheden, hvorfor er vi det ikke når vi mødes? Hvem har bestemt, at den eneste rigtige måde at holde møder på, er siddende rundt om et bord med en talerliste og en dagsroden? I uddannelsesverdenen arbejder man på fuld kraft med at skabe effektive og motiverende læringsformer. Hvorfor gør vi ikke også det, når vi holder møder?
  4. Fra dagsorden til læring. Den nemmeste måde at nå dagsordenen og tidsplanen på er ved at sikre, at alle er ved at falde i søvn eller er totalt mentalt fraværende. En succesfuld mødeleder er ikke den, der nåede dagsordenen, men den der skabte størst mulig læring og udvikling for mødedeltagerne og organisationen. Læringen kommer ikke hver gang du har sat flueben ved et punkt på dagsordenen, men hver gang I har arbejdet så intenst og engageret med stoffet, at alle brænder for at komme ud af møderummet for at implementere det, I er nået frem til.
  5. Variation. Variation er livets krydderi. Ingen gider spise den samme ret hver dag. Vi hylder kokke, der skaber nye spændende variationer over gammelkendte ingredienser, og vi elsker eksotiske madtraditioner fra andre lande. Hvorfor ikke tænke møder på den samme måde? Hvad med at skabe et New Nordic Meetings koncept, hvor gamle mødedyder og traditioner anvendes på nye overraskende måder.

Det kræver mod at afprøve nye mødeformer, de fleste vælger det sikre format, som ingen er helt tilfreds med, men som de fleste har opgivet at ændre på. Jeg ville ønske vores motivation til at prøve nye mødeformater af var ligeså stor som vores vilje til at afprøve nye teknologier. Smartphones og tablets optages i vores kultur øjeblikkeligt, men at rejse sig fra mødebordet og gøre noget andet end vi plejer er en helt anden sag. Jeg har set hvordan et godt møde kan transformere deltagerne, så de lyser op som små Ole Henriksener. Lad os nu komme i gang og ikke spilde mere liv på dårlige møder.

4 veje til værdiskabende møder der giver energi

Flere og flere møde holdes med deltagere der ikke er mentalt til stede.

Zombiemøder – Flere og flere møde holdes hvor deltagernes krop er der, men deres hjerne er fraværende.

Lad mig komme med et lille frisk gæt: “Indenfor de seneste år er du begyndt at gå til flere og flere møder”. Og endnu et gæt: “Det er langtfra al mødetiden, som du følte var din tidsinvestering værd, du kunne havde brugt den samme tid mere fornuftigt på noget andet arbejde”. Hvis jeg har ramt plet, er det ikke fordi jeg på nogen måde er synsk, men fordi vi alle er en del af den samme tendens. Der holdes nemlig flere og flere møder i danske virksomheder, hvilket er rigtig dyrt både i tid og penge. Møderne er fuldstændig nødvendige for at skabe værdi, innovation, motivation og fremdrift i organisationen, desværre er kvaliteten af både vores interne og eksterne møder ofte for ringe. Et forskningsprojekt fra Århus Universitet viste, at medarbejderne og lederne oplever, at 21% af mødetiden er spildt. Meget beklageligt når det sammenholdes med, at mange nøglemedarbejdere bruger mere end halvdelen af deres tid på at gå til møder.

Spørgsmålet er, hvad vi kan gøre for at forbedre mødekvaliteten, hvilket er i både virksomhedens og medarbejdernes interesse, en forbedret mødekultur øger produktiviteten og arbejdsglæden til gavn for alle. For mange er den umiddelbare løsning at stramme op på mødeledelsen ved at fokusere på at lave et sæt møderegler, som f.eks. “start og slut til tiden”, “hav altid en dagsorden” og “send materialer til deltagerne senest to dage i forvejen”. I princippet udmærkede regler, de løser bare ikke for alvor vores problem. Bare fordi mødet starter til tiden, og der er en dagsorden, er der langtfra nogen garanti for at det bliver et værdiskabende  og energigivende møde. Hvis møderne virkelig skal gøre en forskel, skal vi ikke kun fokusere på mødereglerne men i lige så høj grad på måden mødet holdes på. Vi skal blandt andet sørge for at mødelederen er god til at inspirere og holde kursen og at arbejdsprocesserne undervejs på en involverede måde får mødedeltagerne til at udfolde al den viden og kreativitet, der skal til for at skabe de bedste og mest kvalificerede resultater.  I denne artikel vil jeg give fire bud på, hvordan i kan forbedre jeres mødekultur.

Strategi #1: Færre møder

Generelt holder vi for mange møder. Her er nogle mødetyper du kan droppe:

For-en-sikkerhed-skyld møderne. Vi holder mange møder for en sikkerheds skyld. Vi indkalder til mødet, så vi senere i et arbejdsforløb, f.eks., et projektforløb, kan sige at alle var hørt og har givet håndslag på hvad der skulle ske. Måske var mødet slet ikke nødvendigt, men er udtryk for en manglende handlekraft og autonomi i arbejdskulturen.

Plejer møderne. Et godt møde skal som regel have et klart formål, vores tid er dyrebar, så der skal være en god grund til at mødes. Desværre holdes der rigtig mange rutinemæssige afdelings- og teammøder, hvor det eneste klare formål tilsyneladende er, at det plejer vi at holde. Plejer er ikke en gyldig grund til at holde et møde og fører ofte til, at mødet er dårligt forberedt og planlagt. Af hensyn til kalenderkoordineringen kan det være en rigtig gode idé at have faste afdelings- og teammøder, men sørg altid for at finde ud af hvad I vil bruge den dyrebare tid til, så I ikke bare sløser den væk med en ligegyldig orienteringsrunde. Hvis I omvendt ikke ved, hvorfor I skal mødes, er det måske på tide at afvikle rutinen eller at aflyse de møder, der ikke er stof nok til.

Orienteringsmøder. Der holdes rigtig mange møder, hvor det primære formål er orientering, f.eks. om ledelsesbeslutninger, hvad de andre i afdelingen laver eller status på et projekt. Kommunikation forgår som regel bedst i et direkte fysisk møde, hvor kropssproget kan spille med, og hvor der er mulighed for at komme med umiddelbare spørgsmål og kommentarer. I den forstand er orienteringsmøder ofte bedre end at sende en mail eller et memo ud. Omvendt bliver orienteringsmøder ofte til organiseret tidsspilde, fordi det udvikler sig til alt for lange enetaler fra f.eks. lederen til medarbejderen, eller til ulidelige runder rundt om bordet, hvor alle skal fortælle om stort og småt uden mål eller retning. Brug derfor orienteringsmøder med omtanke og overvej hele tiden, om der findes bedre alternativer, f.eks. noget andet end bordrunden eller en powerpoint, eller om informationen kan leveres på andre måder f.eks. en mail eller et opslag.

Kaosmøder. Der holdes en del møder, hvor der egentlig er et klart formål, men hvor hverken mødelederen eller mødedeltageren er mentalt klar eller har haft tid til at forberede sig ordentligt. Vidensniveauet blandt deltagerne er for lavt og mødelederen spræller rundt, som en flue i en limklat og prøver at få noget fornuftigt til at ske. Resultatet er, at udbyttet af mødet bliver minimalt og havde været bedre tjent med at blive aflyst og måske afholdt på et tidspunkt, hvor alle er mere klar.

Zombiemøder. Ingen er mentalt til stede, fordi alle er online på computere og telefoner. Fordelen ved at være samlet og have et fælles fokus er væk.

Strategi #2: Kortere møder

En klog mand sagde engang at “ting tager den tid, der er sat af til det”. Der er noget om snakken. Hvis tiden er knap, gør vi os ofte umage med at være præcise og blive hurtige færdige. Jeg er absolut ikke tilhænger af, at vi bare skal gøre alting hurtigere og hurtigere, mange ting tager lang tid, f.eks. at blive enige, få en god idé eller lære hinanden at kende. Men omvendt er der heller ikke nogen logik i at et møde altid starter og slutter klokken hel og halv. Kik på om I kan gøre nogle af jeres møder lidt kortere, uden at de taber i kvalitet.

  • Stop ti minutter tidligere. Udover det ville give mødedeltagerne ti minutter til at komme videre til det næste møde, ville det måske gøre ,at alle gjorde sig mere umage for at komme hurtigt til biddet og få truffet de rigtige beslutninger.
  • Hold stående møder, de har det med at vare kortere tid. Vi er mere energiske, når vi står op, og vi gider heller ikke stå for længe.

Strategi #3: Spilleregler

Hvad nytter det at holde møder, hvis ingen kommer til tiden, ingen har forberedt sig, alle er mentalt fraværende og der er konstante forstyrrelser? Den første forudsætning for at kunne holde et godt møde er, at der er nogle basale ting på plads.

  1. De fysiske rammer skal fungere. Sørg for at alt det I skal bruge er til stede. f.eks. Whiteboard, Projektor, kaffe og chokoladefrøer. Stil borde og stole som du gerne vil have dem. Det er ikke særlig inspirerende at altid sidde i det samme lokale på den samme måde, ved siden af de samme mennesker. Find gerne nye interessante mødesteder, f.eks. udenfor eller hjemme hos én af jer.
  2. De rette mennesker skal være til stede. Indkald kun de mennesker der er brug for, inviter ikke en masse ekstra i basisdemokratiets navn. Overvej også om alle behøver at være med til hele mødet.
  3. Fælles fokus og nærvær. For at kunne skabe noget sammen og få en høj mødekvalitet er det vigtigt, at alle er mentalt til stede og dedikerer deres opmærksomhed til mødet og ikke til en SMS eller en mail. Lav aftaler om at computere og telefoner er bandlyst på mødet, med mindre det er en del af mødet.
  4. Hav altid et formål. Husk at orientere deltagerne om formålet. Der findes mange slags mødeformål, f.eks. træffe beslutninger, koordinere, få ideer, skabe relationer, inspirere og eksperimentere. Hvis der ikke er et mødeformål, er der måske ikke nogen grund til at mødes.
  5. Tag stilling til hvad udbyttet af mødet skal være. Hvis du har besluttet hvilken type produkt mødet skal ende med (f.eks. beslutninger, et idékatalog, tillid eller større netværk), er det meget nemmere at designe en arbejdsproces der sikre det sker.
  6. Start og slut til tiden. Start selvom alle ikke er kommet, på den måder vænner i hinanden til at tage mødetiderne alvorligt. Gør det lidt pinligt at komme for sent (kik bebrejdende eller kom med en lille kommentar “Er du sød at sætte dig uden at larme, vi andre er startet til tiden”). Slut gerne lidt før, det er overskudsagtigt. Hvis mødedeltagerne altid kommer for sent kan det skyldes, at alle jeres møder slutter og starter på samme tid, og så har folk jo ikke en chance for at nå fra et ene sted til et andet. I givet fald må I ændre jeres måde at booke møder på.
  7. Lav kun den nødvendige forberedelse. Alle har rygende travlt, så stil realistiske krav til mødedeltagerne. Giv dem kun det mest nødvendige materiale og gør det kort og attraktivt.
  8. Lav kun det nødvendige referat. Nøjes med at lave beslutningsreferat. Det er vigtigere at i får det gjort hurtigt, end at det bliver så omfattende at I ikke får det gjort eller at det først kommer tre måneder efter mødet. Mange ting behøver ikke stå i referatet, men kan bare skrives ned af den der skal føre det ud i livet. Husk et referat også kan være billeder af en planche, post it lapper eller en sjov arbejdsproces.

Strategi #4: Mødefacilitering

At være en god mødeleder handler ikke bare om at administrere en talerliste og sætte flueben hver gang, man har nået et punkt på dagsordenen. En god mødeleder designer og faciliterer en mødeproces, som gør det nemt for deltagerne at nå deres mål – i moderne mødesprog kalder vi det en mødefacilitator. Mødefacilitatoren behøver ikke være den, der ved mest om emnet eller har mest magt, men vil typisk være den der har mest flair for at motivere mødedeltagerne, lede processerne, og holde fokus på målet. Hvis I ikke har valgt en mødefacilitator, er risikoen for at mødet bliver slapt og ufokuseret meget stor. Det er vigtigt, at mødefacilitatoren tager rollen på sig og træder i karakter, men det er ligeså vigtigt, at deltagerne giver hende lov til det og ikke hele tiden stiller spørgsmålstegn ved måden, mødet ledes på. Der kan være enkelte mødetyper, f.eks. et uformelt møde mellem 2-3 mennesker, hvor det er overkill at udpege en mødeleder, men så må I kollektivt tage ansvar for, at I når det, I gerne vil.

En god mødeleder tænker på at:

Planlægge en velegnet mødeproces til hvert punkt på dagsordenen. I stedet for fri diskussion omkring bordet kan du planlægge mange andre ting, f.eks. en brainstorm, et minimøde (deltagerne taler to og to) eller en holdningsgymnastik.

Estimer hvor lang tid du vil bruge til hvert punkt. Det er ikke sikkert det holder i virkeligheden, men hvis du har simuleret mødets tidsforbrug i hovedet på forhånd, er der en meget større chance for, at du er skarp og præcis, når mødet skal afholdes.

Lave en klar start. Byd velkommen og gør det tydeligt, hvad formålet med mødet er, og hvornår I slutter. Præsenter deltagerne, gennemgå dagsordenen, fortæl hvad der skal produceres, og hvad du forventer af deltagerne.

Lave en klar afslutning. Slut mødet af med høj energi. Opsummer kort, fortæl hvad der sker nu, tak for indsatsen og slut til tiden. Vær anerkendende og undgå hurtig og overfladisk kritik. Der er ikke noget værre end en diffus afslutning, hvor I går over tiden, halvdelen er gået og der ikke er nogen konklusion.

Skabe en god stemning. Det har vist sig at grupper performer langt bedre, hvis der er en overvægt at positive følelser i gruppen. Mødefacilitatoren har stor indflydelse på, hvordan humøret i gruppen er. Husk dit eget humør smitter. Gå til opgaven med høj energi, vær anerkendende, venlig og gerne humoristisk.

Fokus på målet. Mange møder bliver for ringe, fordi der er for mange sidespor, og fordi al tiden bliver brugt på de første par mødepunkter. Som mødefacilitator skal du hele tiden have fokus på målet og foden på speederen. Det skal ikke gå for stærkt, men heller ikke for langsomt. Vær ikke bange for at afslutte perifere diskussioner eller stoppe dem, der taler for meget eller bevæger sig ud af alle mulige tangenter.

Opsummere, konkludere og fordel handlingsansvar. Mange gode diskussioner er endt i ingenting, fordi ingen fik opsummeret, konkluderet og fordelt handlingsansvar. Afslut hvert punkt på dagsordenen med disse rutiner, så slipper I også for at skulle starte forfra hver gang.

Opgiv demokratisk ligemageri og vær løsningsorienteret. I Danmark er der en tradition for basisdemokrati, dvs. alle kan sige lige hvad de vil, lige når de har lyst. En på mange måder god tradition, som er med til at gøre Danske arbejdspladser til nogle af de mest demokratiske i verden. Problemet med denne arbejdsform er desværre, at den kan være enorm ineffektiv og demotiverende. Det er ofte de samme der taler, der bliver talt for længe og der mangler fokus og retning i samtalerne. En god mødefacilitator stopper diskussionerne, når de bliver for lange, eller hvis de springer til helt andre emner.  Mødefacilitatoren har øje for løsningsmuligheder, og løsninger som vokser frem (cementer ikke forskelligheder) og Konkluder løbende (sæt ord på de frembrydende enigheder). Mødefacilitatoren er åben for nye relevante input – indtil en vis grænse.

Hvordan laver du en god mødeproces?

En mødeproces formål er først og fremmest at få deltagerne til at arbejde bedst muligt med den opgave, der skal løses. Skal I f.eks. lave videndeling, kan I overveje, om I behøver høre alle, eller om det er bedre at høre et par enkelte fortælle om en nylig succes eller udfordring for at diskutere, hvad hele gruppen kan lære af det. Skal I lave en brainstorm, kan I i stedet for en åben plenumsnak, bede deltagerne tale sammen to og to og plukke de bedste ideer, før I taler om dem i plenum.

Vil du lave en effektiv og energigivende mødeproces kan du overveje følgende:

Struktur. De fleste gode arbejdsprocesser har et eller flere elementer af struktur, som hjælper deltagerne til at samarbejde og fokusere. Et godt eksempel er mødediamanten, som kan bruges til rigtig mange ting.

Involvering. For de fleste mødedeltagere er det motiverende at få lov at bidrage med sin viden og idéer. På alt for mange møder er det de samme få, der taler, og de samme der ikke siger noget. En god proces sørger for, at alle kommer på banen, hvilket også kan kvalificere det, der skal besluttes og produceres.

Variation. De fleste møder foregår på samme måde hver gang, hvilket i længden er trivielt og uinspirerende. Variation i mødeform og arbejdsmetoder er som regel inspirerende og kan hjælpe med at få deltagerne til at holde et fælles fokus.

Fysisk bevægelse. De fleste møder er alt for stillesiddende, hvilket gør os sløve og defokuserede. Hvis du kan blande noget fysisk bevægelse ind i mødet ,får du som regel gladere og mere koncentrerede mødedeltagere. Prøv evt. med et stående møde, en walk and talk eller en energizer.

Diversitet. Når vi går til møde, er vi tilbøjelig til at sætte os med de samme mennesker, hver gang. Du kan stimulere innovationen og videndelingen i organisationen ved at sørge for, at deltagerne får talt sammen på kryds og tværs. Vi ved også, at en af de korteste veje til arbejdsglæde er positive relationer til ens kollegaer og samarbejdspartnere, og en af de bedste steder at facilitere det er på møder.

Kilder:

Krüger, Bo: Mødeledelse. Lindhardt & Ringhof

Ravn, Ib: Facilitering. Hans Reitzel.